چگونه می‌توان از OneNote برای مدیریت پروژه بهره برد؟

به گزارش گروه فضای مجازی خبرگزاری صدا و سیما‏‏‏، مایکروسافت، OneNote را ارائه کرده است که برای یادداشت‌برداری بسیار محبوب است. با این حال، می توانید به راحتی از OneNote به عنوان ابزاری برای مدیریت پروژه با سازمان هوشمند، قالب‌های OneNote، توابع اشتراک گذاری و یکپارچه سازی هوشمند با Outlook استفاده کنید.

استفاده از OneNote به عنوان مدیریت پروژه

شاید نخواهید از ابزار مدیریت پروژه دیگری استفاده کنید و قصد دارید همه روز با یک رابط واحد کار کنید. شما در حال حاضر همه داده‌های موجود در نوت‌بوک OneNote را دارید و استفاده از همان نرم‌افزار برای مدیریت پروژه باید تجربه‌ای یکپارچه را ارائه دهد. نکات زیر را دنبال کنید:

از دفتر یادداشت، بخش و صفحات ONENOTE استفاده کنید

OneNote از یک روش منحصر به فرد برای سازماندهی یادداشت‌ها استفاده می‌کند. برخلاف Evernote و Apple Notes، شما محدود به استفاده از برچسب‌ها برای مرتب کردن یادداشت‌ها نیستید. می‌توانید به بخش‌ها و صفحات تکیه کنید.

می‌توانید یک دفتر یادداشت جداگانه برای پروژه آینده ایجاد کنید و بخش‌های مختلفی برای آن ایجاد کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک نوت بوک جدید به عنوان نام برنامه/نرم افزار ایجاد کنید، بخش هایی مانند UX ،UI، ارتباطات، توسعه نرم افزار و تست را به آن اضافه کنید.

یادداشت‌ها یا صفحات لازم را اضافه و نوت بوک را ایجاد کنید که برای اشتراک‌گذاری آماده است.

از الگوهای ONENOTE کمک بگیرید

ایجاد هر صفحه OneNote از ابتدا زمان‌بر است. می‌توانید OneNote را به عنوان ابزار مدیریت پروژه برای صرفه‌جویی در زمان انتخاب می کنید.

می‌توانید یکی از قالب‌های داخلی OneNote را انتخاب و به سرعت شروع کنید.

مرحله ۱: OneNote را در رایانه خود باز کنید.

مرحله ۲: نوت بوک و بخش مربوطه را انتخاب کنید.

مرحله ۳: یک صفحه جدید اضافه و روی منوی Insert در بالا کلیک کنید.

مرحله ۴: Page Templates را از بالا انتخاب کنید.

مرحله ۵: منوی اختصاصی Templates را باز کنید.

مرحله ۶: تمپلت مورد نظر خود را از فهرست انتخاب کنید.

شما می‌توانید قالب‌های سفارشی OneNote ایجاد کنید تا در آینده در زمان بیشتری صرفه‌جویی کنید.

ایمیل‌های Outlook را به ONENOTE اضافه کنید

در برخی شرایط، پیش می‌آید که باید ایمیل‌های مهم مشتری را برای مرجع به OneNote ارسال کنید.

Outlook ادغام مستقیم با OneNote را ارائه می‌دهد. به این ترتیب مدیریت روابط بین صندوق دریافتی ایمیل‌تان با وان نوت بسیار ساده‌تر خواهد بود. در اینجا نحوه استفاده از آن آمده است:

مرحله ۱: Outlook را در ویندوز باز کنید.

مرحله ۲: ایمیلی را که می‌خواهید به OneNote ارسال کنید انتخاب کنید.

مرحله ۳: روی منوی سه نقطه در گوشه سمت راست بالا کلیک و OneNote را انتخاب کنید.

مرحله ۴: Outlook از شما می‌پرسد که می‌خواهید ایمیل را در کجای OneNote ذخیره کنید. بخشی را که می‌خواهید در notebook انتخاب کنید.

فایل‌های مربوطه را به ONENOTE اضافه کنید

قبل از اینکه یک دفتر یادداشت OneNote را با دیگران به اشتراک بگذارید، باید فایل‌ها و صفحات گسترده مرتبط را به یک صفحه اضافه کنید. انجام این کار بسیار آسان است.

از صفحه Insert ،OneNote را انتخاب کنید.

شما گزینه‌ای برای ادغام فایل اکسل به صفحه دریافت خواهید کرد. اگر می‌خواهید صدا یا تصویر ضبط کنید، می‌توانید به راحتی از همان منو این کار را انجام دهید.

دفتر یادداشت ONENOTE را به اشتراک بگذارید

اکنون که یک دفتر یادداشت وان نوت کامل با الگوها، ایمیل‌ها، فایل‌ها و موارد دیگر ایجاد کرده‌اید، وقت آن است که برای مدیریت پروژه، آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

مرحله ۱: از دفترچه یادداشت، روی File در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.

مرحله ۲: Share را انتخاب کنید.

مرحله ۳: آدرس ایمیل سایر اعضا را تایپ کنید و به آن‌ها اجازه ویرایش بدهید.

مرحله ۴: روی Share در پایین کلیک کنید و به دیگران اجازه دهید به نوت بوک بپیوندند.

پیگیری تغییرات اخیر

هنگامی که تیم شما به یک نوت بوک وان نوت ملحق شد، این امکان را دارید، تغییراتی که دیگران ایجاد کرده‌اند، ردیابی کنید.

از یک نوت بوک OneNote، به منوی History در بالا بروید. Recent Edits را انتخاب کنید و تغییرات که دیگران ایجاد کرده‌اند، در یک صفحه بررسی کنید. همچنین می‌توانید تغییرات یک نویسنده خاص را از منوی Find by Author جستجو کنید.

برچسب‌های اصلی برای پیگیری وضعیت پروژه

OneNote با ده‌ها تگ داخلی برای پیگیری پیشرفت پروژه ارائه می‌شود. از یک صفحه OneNote، می‌توانید به صفحه اصلی بروید و برچسب‌ها را بررسی کنید.

‌می‌توانید برچسب‌های مختلفی مانند پروژه، بحث با شخص X، درخواست مشتری، مهم، تماس مجدد، ارسال ایمیل و موارد دیگر را اضافه کنید. برای جستجو بر اساس برچسب‌ها کافی است از طریق زبانه‌ی «Home» گزینه‌ی «Find Tags» را انتخاب کنید تا فهرست همه برچسب‌های شما ظاهر شود.

محافظت از رمز عبور صفحه ONENOTE

شما نمی‌خواهید همه اعضای تیم به همه صفحات وان نوت دسترسی داشته باشند، اینطور نیست؟ برخی از صفحات OneNote ممکن است حاوی اطلاعات حساسی مانند نتایج سه ماهه، بازخورد مشتری و طراحی رابط کاربری نهایی باشند.

برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز این صفحات، می‌توانید از قسمت Review آن‌ها را با رمز عبور محافظت کنید. به این ترتیب، فقط شما و اعضای منتخب تیم به صفحه دسترسی دارید.