استفاده از روش‌های نوین بایگانی بسیاری از مشکلات را حل می‌کند

به گزارش خبرگزاری صداوسیمای استان آذربایجان غربی، عتباتی در این جلسه بیان داشت: توجه به ساماندهی وضعیت مدارک و پرونده‌های موجود در بایگانی راکد با استفاده از روش‌های نوین، امری بدیهی است و چنانچه این کار به درستی سامان گیرد بسیاری از مشکلات مربوط به نگهداری پرونده‌ها مرتفع و از هدر رفت وقت و انرژی و بودجه جلوگیری می‌شود.

وی ادامه داد: در حال حاضر با کمبود فضای فیزیکی در بایگانی‌های راکد مواجه هستیم که بخشی مربوط به پرونده‌های پالایش شده‌ای است که علیرغم اینکه اوراق آن‌ها اسکن و در سامانه بارگذاری و آرشیو گردیده اند، ولی همچنان این پرونده‌ها به صورت فیزیکی موجود می‌باشند که می‌بایست پرونده‌های غیر ضروری با نظارت حفاظت و اطلاعات دادگستری هر چه سریعتر امحاء گردند تا فضای لازم از این طریق تامین گردد.

رئیس کل دادگستری استان تاکید کرد: روسای دادگستری‌های حوزه‌های قضایی نیز باید به امر ساماندهی بایگانی راکد توجه ویژه‌ای داشته باشند و با توجه به اینکه تمامی حوزه‌های قضایی استان به اسکنر‌های حرفه‌ای و نیمه حرفه‌ای تجهیز گردیده اند، با بکارگیری نیرو‌های داوطلب کاری و این امکانات، ترتیبی اتخاذ نمایند که عملکرد شاخصی را در حوزه پالایش پرونده‌ها و ساماندهی بایگانی‌های راکد استان شاهد باشیم.

مقام ارشد قضایی استان همچنین گفت: از بابت پرداخت دستمزد افرادی که در امر پالایش پرونده‌های بایگانی راکد تلاش می‌کنند محدودیتی وجود ندارد.

وی از تمامی کارکنان دستگاه قضایی خواست تا اقدامات خود را در بستر سامانه و اتوماسیون اداری انجام دهند و ترتیبی اتخاذ نمایند تا در استفاده از کاغذ و سایر ملزومات اداری حداکثر سرفه جویی صورت پذیرد.

عتباتی در پایان از معاونین ناظر حوزه‌های قضایی استان نیز خواست از بایگانی راکد غافل نشوند و بر این واحد نیز نظارت و ساماندهی آن را مطالبه نمایند.

در ادامه جلسه زارع معاون فناوری اطلاعات و برنامه ریزی دادگستری استان به بیان دستورات جلسه پرداخت و پس از آن اعضای جلسه در مورد آن‌ها به بحث و تبادل نظر پرداختند و جلسه با تصویب مصوباتی به کار خود خاتمه داد، از جمله این مصوبات این بود که مقرر گردید پرونده‌های غیر ضروری پالایش شده که اوراق آن‌ها اسکن گردیده اند پشتیبان گیری شده و با نظارت حفاظت و اطلاعات دادگستری استان امحاء گردند.

همچنین مصوب گردید با نظارت روسای دادگستری حوزه‌های قضایی استان و استفاده از نیروی انسانی و تجهیزات تا پایان سال عملکرد شاخصی در امر ساماندهی بایگانی راکد صورت پذیرد.