برگزاری دومین همایش توجیهی و آموزشی مدیریت اسناد دانشگاه یزد

به گزارش خبرگزاری صداوسیمامرکز یزد، در این همایش که در محل تالار فرهنگ دانشگاه سراسری یزد برگزار شد سعید زارع مدیر سازمان اسناد و کتابخانه‌ی ملی استان یزد، گفت: در حوزه‌ی تعیین تکلیف تمام اوراق و بایگانی‌های راکد در تمام ادارات و بخش‌های مختلف دانشگاه لازم است مسئولین این بخش‌ها از طریق رابط اسناد دانشگاه با سازمان اسناد و کتابخانه‌ی ملی استان هماهنگی لازم را داشته باشند و هیچ بخشی حق ندارد حتی یک برگ از مرخصی استحقاقی کارمند خود را بر اساس قوانین و مقررات اسناد ملی ایران امحاء نماید و در این خصوص ۲ ماده ۵۴۴ و ۵۴۶ قانون مجازات اسلامی ۶ ماه تا ۲ سال حبس را برای فرد متخلف در نظر گرفته است. 

زارع افزود: می‌دانیم که پژوهش‌های اجتماعی، فرهنگی و تاریخی بدون اسناد کامل نیست و این اسناد زمانی که از داخل بایگانی‌های ادارات یا پستو‌های خاک خورده‌ی خانه‌ها به سازمان اسناد و کتابخانه‌ی ملی منتقل شد ارزش و جایگاه واقعی خود را پیدا می‌کند و اگر بخواهیم به عنوان شاهد مثال از اهمیت و نقش این اسناد بگوییم در بحث اثبات مالکیت جزایر ۳ گانه دستنوشته‌ای از یک سرباز معلم در این خصوص بود که ادله‌ای بر سند مالکیت این جزایر بود، در حالیکه متاسفانه جدیتی بر تقویت آرشیو ملی استان نمی‌بینیم. 

مدیر سازمان اسناد و کتابخانه‌ی ملی استان یزد در ادامه ضمن درخواست تقویت ارتباط تمام اشخاص و مسئولین ادارات و سازمان‌ها و رابطین اسناد با این سازمان ادامه داد: علاوه بر اسناد انتقالی ادارات اسناد اهدایی و مصاحبه‌ی تاریخ شفاهی با مفاخر و پیشکسوتان نیز بخش دیگری از ورودی اسناد این سازمان است و لذا در تلاشیم تا با برگزاری این جلسات در سطح شورای اداری شهرستان‌ها و شورای معاونین دستگاه‌های اجرایی توجیه و آگاه سازی مسئولین و متولیان امر در زمینه‌ی ساماندهی اسناد و مدارک راکد موجود در ادارات بر اساس قوانین و مقررات اسناد ملی ایران و پیشگیری از امحاء غیر مجاز آن بدون هماهنگی با این سازمان را آموزش دهیم. 

وی ادامه داد: راهنمایی به منظور استاندارد سازی محیط بایگانی‌ها و آرشیو ادارات و اتوماسیون‌های اداری، ارتقاء سطح امنیت و ایمنی مکان‌های نگهداری از اسناد، پیشگیری از خروج غیر مجاز مکاتبات اداری موجود و به کارگیری افراد شایسته به عنوان مسئولین اسناد و بایگانی‌ها در ادارات از دیگر اهداف برگزاری است. 

در ادامه‌ی برگزاری این همایش آقایان مصطفی دشتی، وحید شریفی و محمد صادق احمدی ازمسئولین بخش کتابخانه و اسناد این سازمان به ارائه‌ی مطالب آموزشی خود در خصوص آشنایی با سایت کتابخانه‌ی ملی و قوانین و مقررات اسناد ملی و نحوه‌ی امحاء و تعیین تکلیف اوراق راکد پرداختند.