پاسخ‌گویی خودکار به ایمیل‌های دریافتی

به گزارش گروه وب‌گردی خبرگزاری صدا و سیما، پاسخ‌گویی به ایمیل‌های روزانه گاهی ممکن است خسته‌کننده شود. به خصوص اگر ایمیل‌های دریافتی نیازمند پاسخ‌های یکسانی باشند. استادی را فرض کنید که مایل است به ایمیل‌های دریافتی از دانشجویان به صورت خودکار و البته هوشمند پاسخ دهد. به عنوان مثال اگر هر ایمیلی که حاوی عبارت «تمرین» بود دریافت شد، پاسخی مبنی بر تأییدیه دریافت ایمیل به دانشجو ارسال شود؛ و البته اگر ایمیل حاوی تمرین، بعد از موعد مقرری که استاد تعریف کرده است دریافت شود، ایمیلی مبنی بر کسر نمره به دلیل تأخیر به دانشجو ارسال گردد. این کار با قابلیت پاسخگویی خودکار سرویس‌های ایمیل امکان‌پذیر نیست، چرا که این قابلیت از انعطاف و هوشمندی بالایی برخورد نیست. چاره‌ی کار یک سرویس جانبی است. در این ترفند به آموزش انجام این کار به صورت قدم‌به‌قدم می‌پردازیم.


برای انجام این کار پیش از هر چیز نیاز است که یک حساب ایمیل در Gmail داشته باشید و سپس از خدماتی که وب‌سایت IFTTT.com در اختیار شما قرار می‌دهد استفاده کنید. این وب‌سایت به طور کلی قابلیت پاسخ‌گویی خودکار و هوشمند را برای کاربران خود در سرویس‌های مختلف فراهم می‌سازد که ما در اینجا از قابلیت پاسخ‌گویی خودکار و هوشمند آن برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌های Gmail استفاده می‌کنیم.

فرآیند ثبت‌نام در IFTTT.com بسیار ساده است و از این رو به سرعت از آن گذر می‌کنیم. تنها کافی است که در صفحه‌ی اصلی وب سایت مذکور بر روی گزینه‌ی Sign Up کلیک کنید و سپس با وارد کردن یک آدرس ایمیل و رمز عبور دلخواه که از این به بعد برای ورود به سایت IFTTT از آن استفاده خواهید کرد، ثبت‌نام خود را به پایان برسانید.

 

 

برای اینکه بتوانید به ایمیل‌های خود پاسخ هوشمند بدهید باید یک Recipe یا دستورالعمل در سایت IFTTT ایجاد کنید. پس از کلیک بر روی My Recipes در صفحه اصلی، بر روی عبارت Create a Recipe کلیک نمایید.

 

در اولین گام از ساختن Recipe، باید بر روی عبارت this که با حروف آبی‌رنگ نوشته شده است کلیک کنید و با تایپ کردن Gmail، سرویس دهنده‌ی ایمیل خود را بیابید و بر روی آن کلیک نمایید.

گام بعدی تشخیص هویت شما خواهد بود. باید در حساب Gmail خود Login نمایید و به IFTTT اجازه‌ی دسترسی به ایمیل خود را بدهید. در صورت عدم تأیید این مرحله نخواهید توانست از این سرویس استفاده کنید.

در مرحله‌ی بعدی باید یک Trigger یا ماشه انتخاب کنید. Trigger در واقع ماشه‌ی شلیک Recipe خواهد بود؛ به این معنا که به محض این که Trigger محقق شود، Recipe اجرا خواهد شد. با توجه به این که قصد داریم با توجه به پارامتر‌های ایمیل دریافتی به آن پاسخ دهیم، لازم است که New email in inbox from search را انتخاب کنیم. این Trigger به ما کمک می‌کند که یک فیلترینگ پیشرفته بر ایمیل‌های دریافتی اعمال کنیم.

در گام بعدی می‌بایست یک فیلتر برای گزینش ایمیل‌های دریافتی انتخاب کنید. در این راستا می‌توانید از تمام عمل‌گر‌های جستجوی Gmail استفاده کنید. برای مثال اگر قصد تعریف یک موعد مقرر دارید و موعد مقرر شما پایان روز ۲۰۱۶/۶/۲۹ است. شما می‌بایست در فیلد Search for، عبارت after:۲۰۱۶/۶/۳۰ را تایپ کنید. با این وصف تمام ایمیل‌هایی که پس از ساعت ۲۳:۵۹ دقیقه روز ۲۰۱۶/۶/۲۹ دریافت شوند مشمول این Recipe خواهند شد. برای این که تمام ایمیل‌های دریافتی شما مشمول این Recipe نشوند (ترفندستان) بهتر است یک پارامتر جستجوی دیگر علاوه بر زمان نیز انتخاب کنید. اگر به مثال استاد و ایمیل‌های دانشجویان بازگردیم، همان‌طور که در تصویر می‌بینید، ما از پارامتر جستجوی عنوان استفاده کرده‌ایم و عبارت «تکلیف» را در عنوان ایمیل‌های دریافتی شرط شروع Recipe تعیین کرده‌ایم. به این معنا که هر ایمیلی که در عنوان آن از لفظ «تکلیف» استفاده شده باشد و بعد از ساعت ۲۳:۵۹ دقیقه روز ۲۰۱۶/۶/۲۹ دریافت شود مشمول پاسخ اتوماتیک قرار می‌گیرد. شما می‌توانید پارامتر دیگری را نیز به دلخواه خود تعیین کنید.

سپس باید بر روی کلمه‌ی that که به صورت بزرگ و آبی‌رنگ درج شده است کلیک کنید. در این قسمت نیز باید دوباره Gmail را انتخاب کنید تا از طریق آن ایمیل پاسخ برای ارسال‌کننده، فرستاده شود.

 

سپس روی تنها گزینه‌ی موجود یعنی Send an email کلیک کنید.

 

یک سری فیلد برای شما نمایان می‌شوند که باید طبق دستورالعمل زیر آن‌ها را پر کنید:

در فیلد To address باید عبارت {{FromAddress}} را بنویسید.
قسمت Subject موضوع ایمیلی است که در قالب پاسخ هوشمند ارسال می‌شود؛ بنابراین یک امر کاملاً سلیقه‌ای است. اما توصیه می‌کنیم، عبارت Fwd: {{Subject}} را پاک کنید و به جای آن از عبارت Re: {{Subject}} استفاده کنید.
در قسمت Body متن پاسخ هوشمند را خواهید نوشت؛ بنابراین تمام آن‌چه در این قسمت نوشته شده است را پاک کنید و متن دلخواه خود را بنویسید. در این قسمت می‌توانید از تگ‌های html نیز استفاده کنید. برای مثال در تصویر مشاهده می‌کنید که ما از تگ body استفاده کرده‌ایم و direction متن را RTL قرار داده‌ایم تا پاسخ هوشمند که با فارسی نوشته می‌شود با ظاهر بهتری برای فرستنده نمایش داده شود. متن ایمیل می‌تواند چنین باشد: "دانشجوی گرامی، به دلیل ارسال ایمیل در خارج از محدوده زمانی تحویل، از پذیرش آن معذوریم". به خاطر داشته باشید که می‌توانید از متغیر‌های از‌پیش‌تعریف شده IFTTT نیز استفاده کنید و دریافت‌کننده‌ی ایمیل را شگفت‌زده کنید. برای مثال می‌توان متن Body را این‌گونه نوشت: "دانشجوی گرامی تاریخ تحویل کار کلاسی تا ساعت ۲۳:۵۹ دقیقه روز ۲۰۱۶/۶/۲۹ تعیین شده بود و به دلیل این که ایمیل شما در تاریخ و ساعت {{ReceivedAt}} دریافت شده است، از پذیرش آن معذور هستیم".
فیلد Attachment URL نیز اشاره به فایلی دارد که قصد ضمیمه کردن آن به پاسخ هوشمند را دارید. می‌توانید آن را پاک کنید.

 

شما می‌توانید با درست کردن یک Recipe دیگر به ایمیل‌هایی که در بازه‌ی زمانی قانونی به دست شما می‌رسند نیز یک پاسخ بفرستید. با هوش و خلاقیت خود خواهید توانست راه حل آن را در قیاس با مورد فوق پیدا کنید.